Как правильно вести деловую переписку в мессенджерах: 7 правил

№1. Соблюдайте рабочий график

Все рабочие вопросы должны решаться только в рабочее время. Как только оно подходит к концу, следует попрощаться с коллегами и пожелать им приятного отдыха. В таком случае и коллеги смогут передохнуть, и вам никто не будет присылать отвлекающие сообщения.

№2. Не нужно “голосовых”

Голосовое сообщение действительно удобная вещь, но только в личной переписке. Хотя многим они не пришлись по душе даже в бытовых вопросах, на рабочие процессы их применять точно не стоит. 

Кроме самой неприязни к голосовым, у текстовых сообщений есть одно большое преимущество – их можно найти при помощи поиска. А вот голосовые потеряются среди потока ежедневных деловых переписок. 

№3. Ошибки – враг!

В деловой переписке важно все – от тона написания и самих выражений до грамматики и орфографии. Обязательно перед отправкой прочитайте сообщение вслух, соблюдая интонацию. Это также поможет вовремя исправить пунктуационные ошибки в тексте. 

Также помните о коварстве Т9, он часто исправляет то, что не стоит. Можете попробовать компьютерные версии мессенджеров или просто быть внимательнее от момента начала написания письма. 

№4. Неформальный стиль общения

Многие компании перестали использовать официозы в переписке. Даже общение с начальством часто переходит в неформальный стиль общения. Но только после его одобрения. 

В этом новом ритме стоит помнить, что деловой чат все же имеет свои рамки. Поэтому не следует в нем общаться с коллегами, как с друзьями. Просто добавьте немного ненавязчивого юмора или какие-то актуальные фразы. 

№5. Меньше слов

Не стоит писать длинные полотна в любой переписке. В деловом общении все должно ограничиваться сообщением, в котором заключена всего одна мысль. Также стоит избегать написания нескольких сообщений без смысловой нагрузки. Например, когда человек пишет по одному-двум словам в письме и отправляет по несколько сообщений к ряду – это раздражает даже в обычной переписке. Также здесь нет места двусмысленным фразам, канцеляризмам и сленговым выражениям, не касающимся профессии. 

№6. Личные вопросы – в личные сообщения

Никогда не выносите сор из избы! Если у вас есть неприязнь к коллеге, произошел конфликт или кто-то что-то сделал не так – общайтесь об этом только в личных сообщениях. Когда начинается обсуждение подобных моментов в общем чате – это всегда неуместно и глупо. 

№7. Мессенджеры только когда это нужно

Во всем мире единым каналом для делового общения остается электронная почта. Мессенджеры полезны для общения внутри компании или коллектива. Если ваше руководство приняло решение о деловом общении только в мессенджерах – используйте их полноценно, если нет – пишите важные моменты на почту.